In dit artikel staat alle informatie die nodig is om aan de slag te gaan met het nieuwe onderhoudsoverzicht van LogboekenOnline®. Allereerst is belangrijk om op te merken dat het nieuwe onderhoudsoverzicht nog steeds bestaat uit twee pagina’s. De eerste pagina, waar men vroeger een locatie kon selecteren, hebben we grondig aangepakt. Maar ook de tweede pagina, die informatie gaf over de onderhoudsstatus van verschillende installatielogboeken, heeft een make-over gekregen.
Van oorsprong had de gebruiker in LogboekenOnline® de mogelijkheid om een overzicht te bekijken van de status van installatielogboeken. In dat overzicht stond informatie over de periodieke controle, over het periodiek onderhoud en over de certificering/inspectiestatus van installatielogboeken. Alle gekoppelde installatielogboeken werden tegelijkertijd getoond en wanneer een gebruiker gekoppeld was aan meerdere locaties, kon deze van overzicht wisselen door gebruik te maken van een locatie-switch die bovenaan het overzicht getoond werd.
Wij vonden dat dit makkelijker, effectiever én sneller kon. Daarom hebben we ervoor gekozen om, voorafgaand aan het selecteren van een locatie, een overzicht te tonen van alle locaties waaraan de gebruiker gekoppeld is. Op die manier weet de gebruiker direct of het nodig is om de installatielogboeken van een locatie nader te bekijken.
Met behulp van het nieuwe overzicht krijg de gebruiker alvast een globaal overzicht van de status van de installatielogboeken. Op deze manier hoeft er niet tussen verschillende overzichten van verschillende locaties gewisseld te worden om een compleet overzicht te krijgen.
Wat betekenen de stoplichten?
Wie op de bovenstaande afbeelding de nieuwe situatie vergelijkt met de oude situatie (door de blauwe balk te verslepen), valt waarschijnlijk de stoplichten op. Deze stoplichten zijn over komen waaien vanuit het originele onderhoudsoverzicht. De stoplichten geven de mate aan waarin een installatielogboek actie nodig heeft.
- Groen : er is geen actie nodig;
- Oranje : er verloopt binnenkort een termijn;
- Rood : er is een termijn verlopen.
Let op: Sommige installatielogboeken kunnen nog data missen waarop de stoplichten op reageren, bijvoorbeeld omdat de meeste recente datum van de inspectie of het interval daarvan nog niet is ingevoerd. Deze installatielogboeken krijgen een grijze status, en worden niet meegenomen in dit globale overzicht. Recente data kan worden aangevuld door naar het
Open uitleg-knop (rechtsboven)
De praktische uitleg in dit document staat ook beschreven in de nieuwe geïntegreerde uitleg-functie van LogboekenOnline®. Door op de knop getiteld ‘? Open uitleg’ te klikken zal er een tutorial worden geopend waarin de nieuwe functionaliteiten worden uitgelegd.
Van locatie veranderen
Om het gebruik van het onderhoudsoverzicht niet teveel te laten afwijken van wat de gebruiker nu gewend is, is de oude manier van selecteren nog steeds aanwezig. Gebruikers kunnen nog steeds een overzicht van een locatie bekijken door een cliënt te kiezen en vervolgens een locatie te selecteren.
Nieuwe functie: Filteren.
Nadat het nieuwe globale overzicht gebouwd was, kregen we de smaak te pakken. Op onze development afdeling werden vragen gesteld als:
- Kunnen we de onderhoudsstatus van installatielogboeken van twee locaties tegelijkertijd tonen?
- Of misschien zelfs van alle locaties tegelijkertijd?
- Misschien een overzicht van alle brandmeldinstallatie logboeken van alle locaties?
- Is het mogelijk om een overzicht te maken van alle installatielogboeken waar actie benodigd is?
- Is een overzicht van alle verlopen certificering-termijnen van alle AED- en Airconditioning-logboeken van alle locaties van een specifieke cliënt mogelijk?
Vooral de laatste vraag gaf de doorslag om Filteropties te implementeren: een functionaliteit waarmee de gebruiker zelf de gewenste informatie kan samenstellen. Want het moge duidelijk zijn dat elke gebruiker van LogboekenOnline een unieke informatie wens heeft.
Filteropties
Onder filters vinden we filters die de gebruiker kan instellen om alle installatielogboek data te filteren. Het instellen van de filters heeft geen effect op het globale overzicht, maar bereidt wel het detailoverzicht voor dat kan worden opgeroepen door op ‘Toepassen’ te klikken. Wanneer er geen filters zijn ingeschakeld, zal het klikken op de ‘Toepassen’ knop een overzicht genereren van alle installatielogboeken van alle locaties die aan de gebruiker gekoppeld zijn.
Filteren op installatielogboek
Met de installatielogboek keuze kan de gebruiker filteren op één of meerdere installatielogboeken. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van dit filter worden alle installatielogboeken getoond. Wanneer het selectiemenu is opengeklapt, zijn er twee hulpmiddelen beschikbaar voor een selectie: een ‘alles selecteren’ knop en een zoekveld. Wanneer de gebruiker in het zoekveld begint te typen, zal de lijst met installatielogboeken automatisch gefilterd worden. Een gebruiker ziet in deze keuzelijst uitsluitend installatielogboeken waaraan zij/hij gekoppeld is.
Filteren op informatie
Het onderhoudsoverzicht toont automatisch informatie uit vier bronnen:
- Periodieke controles
- Periodiek onderhoud
- Certificering / Inspectie
- Custom Checklisten
Door gebruik te maken van het filter ‘Welke informatie tonen’ kan er een selectie worden gemaakt van de gewenste informatie. Zo kan er bijvoorbeeld een overzicht worden gemaakt van uitsluitend de periodieke controle status van alle installatielogboeken. Wanneer hier geen selectie wordt gemaakt, wordt alle informatie getoond.
Cliënten en locaties
Onder cliënten en locaties staat een samenvatting van de status van de installatielogboeken per locatie, per cliënt. Naast dat dit een globaal overzicht geeft, dient deze sectie ook als uitbreiding op de filters.
Filteren op locaties
Door een locatie aan te klikken, wordt deze met groen gemarkeerd. Deze groene markering betekent dat deze locatie zal worden toegevoegd aan de filters. Het is mogelijk om meerdere locaties tegelijkertijd toe te voegen. Het is ook mogelijk om alle locaties van een cliënt toe te voegen, hiervoor klikt de gebruiker op de naam van de cliënt die in de blauwe balk staat. Alle locaties van deze cliënt worden dan toegevoegd aan de selectie. Wanneer er geen locaties geselecteerd zijn, zullen automatisch alle locaties worden meegenomen wanneer de gebruiker op “Toepassen” klikt.
Samengesteld onderhoudsoverzicht
Door in het onderhoudsoverzicht op de knop “Toepassen” te klikken wordt er met behulp van eventuele filters een onderhoudsoverzicht samengesteld. Wanneer er geen filters worden ingesteld zal dit overzicht bestaan uit alle installatielogboeken van alle locaties die aan de gebruiker gekoppeld zijn.
Nieuw: onderhoudsdata toevoegen
Wie bekend is met het oude onderhoudsoverzicht weet dat dit overzicht gebruikt kon worden om de onderhoudsstatus te controleren van verschillende installatielogboeken. Wanneer een datum niet klopte, dan kon deze datum worden aangepast middels een logboekregel.
Ook hier vonden we dat dit makkelijker zou moeten kunnen, daarom hebben we ervoor gezorgd dat gebruikers dit nu direct op het onderhoudsoverzicht kunnen aanpassen. Bij het aanpassen van onderhoudsdata zal LogboekenOnline automatisch een logboekregel aanmaken zodat ook deze wijziging netjes in het logboek wordt vastgelegd.
Uitzondering
Hoewel er veel data aangepast kan worden in het onderhoudsoverzicht, is het niet mogelijk om data te veranderen die te maken heeft met de periodieke controle & het periodiek onderhoud van een Brandmeldinstallatie. Het interval van deze data is namelijk vastgelegd op respectievelijk één maand, 4- & 8-maandelijks en één jaar. De meeste recente datum van de periodieke controle kan worden aangepast door de Checklist maandelijkse controle NEN 2654-1/2 in te vullen.
